Stappenplan werkkostenregeling

Schematisch overzicht van de werkkostenregeling:

Schematisch overzicht werkkostenregeling2

Welke stappen moet u nemen als u vergoedingen en verstrekkingen in uw vrije ruimte wilt onderbrengen:

Stap 1:

Bepaal of de vergoeding of verstrekking loon is. De werkkostenregeling geldt alleen voor loon

De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen. Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon zijn of geen belast loon, vallen niet onder de regeling en gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte. Ook loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals pensioenen en stamrechtuitkeringen, valt niet onder de werkkostenregeling.

Stap 2:

Is de vergoeding of verstrekking loon van de werknemer, ga dan na of deze onder de gerichte vrijstellingen of nihil waarderingen valt

Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn wel loon, maar u kunt ze toch onbelast vergoeden en verstrekken zonder dat dat ten koste gaat van uw vrije ruimte. Dat is het geval bij:

  • gerichte vrijstellingen
  • nihil waarderingen

Declaraties uit een vorig jaar

Declareert uw werknemer in 2014 kosten van 2013? Dan beoordeelt u aan de hand van de wetgeving die in 2014 geldt of uw vergoeding daarvoor loon van de werknemer is of een gerichte vrijstelling.

Stap 3:

Is de vergoeding of verstrekking geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering, kies dan of u deze als eindheffingsloon behandelt en in uw vrije ruimte onderbrengt of als loon van de werknemer behandelt

Kies: eindheffingsloon (vrije ruimte) of loon werknemer (werkkostenregeling)

Afgezien van een paar uitzonderingen, bepaalt u zelf welke vergoedingen en verstrekkingen u behandelt als eindheffingsloon en in de vrije ruimte onderbrengt en welke u behandelt als loon van de werknemer en normaal belast. U kunt per werknemer een andere keuze maken.

Voor het onderbrengen van vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte, geldt het volgende:

  • Uw werknemer hoeft niet eerst zelf kosten te maken. U hoeft dus geen bonnen of betalingsbewijzen van uw werknemers te vragen.
  • Verstrekkingen die u als eindheffingsloon in uw vrije ruimte onderbrengt, hoeft u niet op werknemersniveau te administreren. Als u verschillende werknemers hetzelfde verstrekt en de werknemers een eigen bijdrage betalen, mag u het totaal van de eigen bijdragen aftrekken van de totale waarde van de verstrekkingen. Het bedrag mag niet negatief worden.
  • Ook loon in natura kunt u in de vrije ruimte onderbrengen.
  • Vergoedingen en verstrekkingen die u in uw vrije ruimte onderbrengt, mogen niet meer dan 30% afwijken van wat gebruikelijk is. Dit is de gebruikelijkheidstoets. Het deel dat boven die 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer.

Altijd eindheffingsloon of altijd loon

Bij een aantal vormen van loon kunt u niet kiezen voor eindheffingsloon of loon van de werknemer.

Altijd eindheffingsloon zijn:

  • producten uit uw eigen bedrijf voor postactieve werknemers
  • verstrekkingen voor postactieve werknemers die u ook aan uw werknemers geeft, zoals een kerstpakket

Altijd loon van de werknemer zijn:

  • een auto van de zaak (behalve de buitengewone beveiligingsmaatregelen van die auto)
  • een (dienst)woning (behalve de pied-à-terre en de kosten van buitengewone beveiligingsmaatregelen voor de woning)
  • boetes, behalve: verkeersboetes die u zelf hebt gekregen en die u niet op uw werknemer verhaalt en geldboetes van buitenlandse autoriteiten
  • de vergoedingen en verstrekkingen die u niet als eindheffingsloon hebt aangewezen
  • vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten
  • het deel van de vergoedingen en verstrekkingen dat boven de 30%-grens van de gebruikelijkheidstoets uitkomt

Wanneer kiezen tussen eindheffingsloon en loon?

U maakt de keuze tussen eindheffingsloon en loon van de werknemer uiterlijk op het moment van vergoeden of verstrekken. U hoeft dus niet vooraf – bijvoorbeeld aan het begin van het jaar – te kiezen. De keuze blijkt uit uw administratie, waarin u de vergoeding of verstrekking opneemt als eindheffingsloon of als loon van de werknemer. Deze keuze hoeft u niet bij ons te melden.

Hebt u eenmaal een keuze gemaakt, dan is die keuze definitief. U kunt vergoedingen of verstrekkingen dus niet met terugwerkende kracht onderbrengen in uw vrije ruimte. Wel mag u achteraf fouten herstellen als u bijvoorbeeld een vergoeding als loon van de werknemer hebt behandeld terwijl u met uw werknemer eindheffingsloon had afgesproken, of andersom. U moet deze correcties in uw loonadministratie en in uw aangifte loonheffingen verwerken.

Stap 4:

Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing

Hoe werkt de vrije ruimte?

De vrije ruimte is 1,5% van het totale fiscale loon van uw werknemers (kolom 14 van de loonstaat). Als u boven de vrije ruimte uitkomt, moet u over het meerdere 80% eindheffing betalen.

Keert u loon uit vroegere dienstbetrekking uit? Dan geldt voor de berekening van de vrije ruimte het volgende:

  • Als het loon uit vroegere dienstbetrekking minder is dan 10% van het totale fiscale loon, berekent u de vrije ruimte op basis van het totale fiscale loon.
  • Als het loon uit vroegere dienstbetrekking meer is dan 10% van het totale fiscale loon, berekent u de vrije ruimte op basis van het totale loon uit tegenwoordige dienstbetrekking.
  • Als u vergoedingen en verstrekkingen in uw vrije ruimte wilt onderbrengen, moet u ze als eindheffingsloon aanwijzen, bijvoorbeeld door ze in uw administratie als eindheffingsloon op te nemen.

Bepalen en toetsen vrije ruimte

Voor het bepalen van uw vrije ruimte en het toetsen van uw vergoedingen en verstrekkingen aan die vrije ruimte kunt u kiezen uit 3 methoden. Uit uw administratie moet blijken voor welke methode u hebt gekozen. Het gaat om de volgende methoden:

Methode 1

U schat uw vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar, u toetst gedurende het lopende jaar en u herrekent na afloop van het jaar.

Het werkt als volgt:

  • Neem 1,5% van het totale fiscale loon van het voorafgaande kalenderjaar.
  • Toets gedurende het lopende jaar of de vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven. In het aangiftetijdvak waarin u de vrije ruimte overschrijdt, verwerkt u het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt, in uw aangifte. U betaalt hierover 80% eindheffing. In elk volgend aangiftetijdvak moet u de vergoedingen en verstrekkingen die u als eindheffingsloon aanwijst en in de vrije ruimte onderbrengt, in de aangifte over dat tijdvak opnemen en daarover 80% eindheffing betalen.
  • Bereken na afloop van het kalenderjaar de werkelijke vrije ruimte op basis van het feitelijke totale fiscale loon.
  • Toets de vergoedingen en verstrekkingen aan deze vrije ruimte.
  • Verreken de eindheffing over het positieve of negatieve verschil uiterlijk in uw 1e aangifte van het volgende kalenderjaar: is de vrije ruimte groter dan de vergoedingen en verstrekkingen, dan krijgt u 80% eindheffing over het verschil terug; is de vrije ruimte kleiner, dan moet u alsnog 80% eindheffing over het verschil betalen.

Methode 1 is aan te raden als u pieken verwacht in de vergoedingen en verstrekkingen die u in de vrije ruimte gaat onderbrengen. U voorkomt hiermee onnodige eindheffing. Ook spreidt u met deze methode pieken in de loonsom, bijvoorbeeld door veranderingen in uw personeelsbestand en uitbetaling van vakantiebijslag of een 13e maand. Onder meer werkgevers met een sterk wisselend personeelsbestand, zoals uitzendbureaus of horecabedrijven, hebben baat bij deze methode.

Voorbeeld methode 1

Het is 2014. In 2013 had u een totaal fiscaal loon van € 5,25 miljoen. De geschatte vrije ruimte in 2014 is: 1 ,5% van € 5,25 miljoen = € 78.750.

Als u binnen de vrije ruimte blijft

Op 31 december 2014 hebt u in totaal € 68.750 aan vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte ondergebracht. U hebt de vrije ruimte van € 78.750 niet overschreden en hoeft dus geen eindheffing te betalen. Het saldo van de vrije ruimte (€ 10.000) kunt u niet gebruiken voor loontijdvakken van 2015. U moet nog wel na afloop van het kalenderjaar de werkelijke vrije ruimte toetsen aan het feitelijke totale fiscale loon.

Als u boven de vrije ruimte uitkomt

Tot september 2014 hebt u in totaal € 68.750 aan vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte ondergebracht. In september komt daar € 15.000 bij. In de aangifte loonheffingen van september moet u over € 5.000 (€ 83.750 – € 78.750) 80% eindheffing berekenen. U betaalt dus € 4.000 belasting. Omdat de geschatte vrije ruimte in september is overschreden, moet u ook 80% eindheffing betalen over de vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte van oktober, november en december. U moet nog wel na afloop van het kalenderjaar de werkelijke vrije ruimte toetsen aan het feitelijke totale fiscale loon.

Herrekenen bij een hoger werkelijk fiscaal loon

Op 31 december 2014 hebt u een hoger fiscaal loon dan op 31 december 2013. De werkelijke vrije ruimte blijkt € 83.750 te zijn. In 2014 hebt u ook € 83.750 aan vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte ondergebracht.

De te veel betaalde belasting over € 5.000 (€ 83.750 – € 78.750) is € 4.000 (80% van € 5.000). Dit bedrag verrekent u in uw aangifte loonheffingen over januari 2015.

Herrekenen bij een lager werkelijk fiscaal loon

Op 31 december 2014 hebt u een lager fiscaal loon dan op 31 december 2013. De werkelijke vrije ruimte blijkt € 68.750 te zijn. In 2014 hebt u € 78.750 aan vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte ondergebracht.

Uiterlijk in de aangifte loonheffingen over januari 2015 moet u over € 10.000 (€ 78.750 – € 68.750) 80% eindheffing berekenen. U betaalt dus € 8.000 belasting.

Methode 2

U schat uw vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar, u toetst per aangiftetijdvak van het lopende jaar en u herrekent na afloop van het jaar.

Methode 2 werkt als volgt:

  • Neem 1,5% van het totale fiscale loon van het voorafgaande kalenderjaar en deel dit door het aantal aangiftetijdvakken van het lopende kalenderjaar. Zo schat u de vrije ruimte per aangiftetijdvak.
  • Toets per aangiftetijdvak of de vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven. Het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt, verwerkt u per tijdvak in uw aangifte. U betaalt hierover 80% eindheffing.
  • Bereken na afloop van het kalenderjaar de werkelijke vrije ruimte op basis van het feitelijke totale fiscale loon.
  • Toets de vergoedingen en verstrekkingen aan deze vrije ruimte.
  • Verreken de eindheffing over het positieve of negatieve verschil uiterlijk in uw 1e aangifte van het volgende kalenderjaar: is de vrije ruimte groter dan de vergoedingen en verstrekkingen, dan krijgt u 80% eindheffing over het verschil terug; is de vrije ruimte kleiner, dan moet u alsnog 80% eindheffing over het verschil betalen.

Met methode 2 spreidt u eventuele pieken in de loonsom, bijvoorbeeld door veranderingen in uw personeelsbestand en uitbetaling van vakantiebijslag of een 13e maand.

Voorbeeld methode 2

Het is 2014. In 2013 had u een totaal fiscaal loon van € 4,9 miljoen. 1,5% van € 4,9 miljoen = € 73.500. U hebt een aangiftetijdvak van een maand. De geschatte vrije ruimte per maand voor 2014 is dan € 6.125 (€ 73.500 : 12).

Als u boven de maandelijkse vrije ruimte uitkomt

In maart 2014 brengt u € 7.125 aan vergoedingen en verstrekkingen onder in de vrije ruimte. In de aangifte loonheffingen van maart 2014 moet u over € 1.000 (€ 7.125 – € 6.125) 80% eindheffing berekenen. U betaalt dus € 800 belasting.

Als u binnen de maandelijkse vrije ruimte blijft

In juli 2014 brengt u € 2.125 aan vergoedingen en verstrekkingen onder in de vrije ruimte. U overschrijdt de vrije ruimte van € 6.125 niet en u hoeft in juli dus geen eindheffing te betalen. U kunt het saldo van € 4.000 niet gebruiken voor de aangiftetijdvakken van augustus tot en met december 2014.

Herrekenen bij een hoger werkelijk fiscaal loon

Op 31 december 2014 hebt u een hoger totaal fiscaal loon dan op 31 december 2013. De werkelijke vrije ruimte blijkt € 83.500 te zijn. In 2014 hebt u ook € 83.500 aan vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte ondergebracht. De te veel betaalde belasting over € 10.000 (€ 83.500 – € 73.500) is € 8.000 (80% van € 10.000). Dit bedrag verrekent u in uw aangifte loonheffingen over januari 2015.

Herrekenen bij een lager werkelijk fiscaal loon

Op 31 december 2014 hebt u een lager fiscaal loon dan op 31 december 2013. De werkelijke vrije ruimte blijkt € 63.500 te zijn. In 2014 hebt u € 73.500 aan vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte ondergebracht.

Uiterlijk in de aangifte loonheffingen over januari 2015 moet u over € 10.000 (€ 73.500 – € 63.500) 80% eindheffing berekenen. U betaalt dus € 8.000 belasting.

Methode 3

U berekent uw vrije ruimte per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar en u toetst ook per aangiftetijdvak van het lopende jaar.

Bent u een startende ondernemer? Dan moet u methode 3 gebruiken, omdat u in het voorafgaande kalenderjaar geen fiscaal loon hebt.

De vrije ruimte geldt per kalenderjaar of per tijdvak.

Methode 3 werkt als volgt:

  • Neem 1,5% van het totale fiscale loon per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar.
  • Toets per aangiftetijdvak of de vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven. Het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt, verwerkt u per tijdvak in uw aangifte. U betaalt hierover 80% eindheffing.

Methode 3 is de meest eenvoudige methode omdat u niet hoeft te herrekenen aan het einde van het jaar. Een nadeel van methode 3 is dat u grote kostenposten niet volledig belastingvrij kunt vergoeden. Ook moet u met deze methode per aangiftetijdvak rekening houden met wisselende loonsombedragen door bijvoorbeeld veranderingen in uw personeelsbestand en uitbetaling van vakantiebijslag of een 13e maand. Bovendien mag u het bedrag waarmee u uw vrije ruimte overschrijdt, niet doorschuiven naar volgende aangiftetijdvakken waarin u misschien vrije ruimte overhoudt. En u mag ook niet herrekenen. U kiest voor methode 3 als u verwacht dat u per tijdvak niet boven de vrije ruimte uitkomt.

Voorbeeld methode 3

U hebt een aangiftetijdvak van een maand. U berekent elke maand de vrije ruimte.

Als u boven de maandelijkse vrije ruimte uitkomt

In februari 2014 is het totale fiscale loon € 410.000. Uw vrije ruimte in deze maand is € 6.150 (1,5% van € 410.000). U brengt in februari € 7.150 aan vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte onder.

In de aangifte loonheffingen over februari 2014 moet u over € 1.000 (€ 7.150 – € 6.150) 80% eindheffing berekenen. U betaalt dus € 800 belasting.

Als u binnen de maandelijkse ruimte blijft

In mei 2014 is het totale fiscale loon € 472.000. Uw vrije ruimte in deze maand is € 7.080 (1,5% van € 472.000). U brengt in mei € 6.150 aan vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte onder.

U overschrijdt de vrije ruimte niet en u hoeft in mei dus geen eindheffing te betalen. U kunt het saldo van € 930 (€ 7.080 – € 6.150) niet gebruiken voor juni 2014 of latere aangiftetijdvakken.

Vrije ruimte geldt per kalenderjaar of per tijdvak.

De vrije ruimte geldt per kalenderjaar of per tijdvak, afhankelijk van de methode die u gebruikt voor het berekenen en toetsen van de vrije ruimte.

U gebruikt methode 1 of 2

Als u methode 1 of 2 gebruikt, geldt de vrije ruimte per kalenderjaar. De vrije ruimte die u aan het eind van het jaar over hebt, kunt u dus niet meenemen naar het nieuwe kalenderjaar. En als u te weinig vrije ruimte hebt – u kunt niet alle kosten in de vrije ruimte onderbrengen – kunt u de kosten die boven de vrije ruimte uitkomen, niet meenemen naar een volgend kalenderjaar. U betaalt over die kosten 80% eindheffing.

U gebruikt methode 3

Als u methode 3 gebruikt, geldt de vrije ruimte per tijdvak. De vrije ruimte die u aan het eind van tijdvak over hebt, kunt u dus niet meenemen naar het nieuwe tijdvak. En als u te weinig vrije ruimte hebt – u kunt niet alle kosten in de vrije ruimte onderbrengen – kunt u de kosten die boven de vrije ruimte uitkomen, niet meenemen naar een volgend tijdvak. U betaalt over die kosten 80% eindheffing.

(Bron: www.antwoordvoorbedrijven.nl)

Boete van € 450.000,- bij onwettige algemene voorwaarden

Ondernemers die handelen met consumenten zijn gebonden aan de de Wet Handhaving Consumentenbescherming (Whc). De Autoriteit Consument en Markt (ACM) houdt toezicht op de naleving van die regels. De ACM is belast met het toezicht op o.a. de consumentenbescherming. Dat betekent dat zij ook algemene voorwaarden van ondernemers onder de loep kunnen nemen. Ingrijpende wetswijziging […]

Meer lezen...

Werkkostenregeling

Als werkgever kunt u gebruik maken van de werkkostenregeling (WKR). U mag 1,5% van het totale fiscale loon (vrije ruimte) gebruiken voor onbelaste onkostenvergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om kerstpakketten, fietsen en parkeergelden. Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen Daarnaast kunt u in de werkkostenregeling bepaalde zaken onbelast vergoeden of verstrekken door […]

Meer lezen...

Veranderingen in de premies werknemersverzekeringen door de Modernisering Ziektewet

De premie WW en de premie WIA veranderen ingrijpend door invoering van de Wet Beperking Ziekteverzuim en Arbeidsongeschiktheid Vangnetters (BeZaVa), ook bekend als de Modernisering Ziektewet. Deze wet moet het ziekteverzuim en de instroom van flexwerkers in de Wet WIA beperken. Wat is er veranderd? U bent financieel meer verantwoordelijk voor de re-integratie van uw […]

Meer lezen...

Werkbonus wordt afgeschaft

Wat verandert er? De werkbonus wordt afgeschaft. Eerst voor nieuwe gevallen, daarna helemaal. Heeft u of uw werknemer nu recht op de werkbonus, dan blijft dit zo. Voor wie? (Werkgevers van) werknemers van 61 tot 65 jaar Zelfstandigen zonder personeel (zzp’ers) van 61 tot 65 jaar Wanneer? De afschaffing van de werkbonus voor nieuwe gevallen gaat in per […]

Meer lezen...

Pensioenregeling voor zzp’ers

Wat verandert er? Er komt een vrijwillige collectieve pensioenregeling voor zelfstandigen zonder personeel (zzp’ers): U kunt vrijwillig in- en uitstappen. U bepaalt zelf hoeveel u periodiek inlegt. Omdat uw inkomen kan wisselen, mag u flexibel inleggen. De uitkeringsduur staat van te voren vast en is niet levenslang. Bij arbeidsongeschiktheid kunt u het inkomen uit uw pensioen eerder […]

Meer lezen...

Premiekorting voor jongere werknemer

Wat is er veranderd? Neemt u tussen 1 januari 2014 en 31 december 2015 een jongere werknemer (van 18 tot en met 26 jaar) aan? Dan krijgt u een premiekorting als deze werknemer een WW- of bijstandsuitkering heeft. U moet hem minimaal een halfjaarcontract voor minimaal 32 uur per week geven. Hoogte premiekorting U krijgt een […]

Meer lezen...

Nieuwe regels ontslag

Wat verandert er? De ontslagprocedure verandert. U volgt de procedure bij UWV, u gaat naar de kantonrechter of u laat het ontslag toetsen door een sectorcommissie. Welke procedure u volgt, hangt af van de reden van het ontslag. Als uw werknemer schriftelijk instemt met het ontslag, hoeft u geen van deze procedures te volgen. Uw werknemer krijgt […]

Meer lezen...

VAR Verklaring

Werkt u voor opdrachtgevers, bijvoorbeeld als freelancer of zelfstandige zonder personeel? Dan kan het onduidelijk zijn of uw opdrachtgevers loonheffingen moeten inhouden en betalen over uw inkomsten. De VAR geeft u en uw opdrachtgevers hierover duidelijkheid. Er zijn 4 soorten VAR. Welke VAR u krijgt, hangt af van uw arbeidsrelatie met uw opdrachtgevers. In de […]

Meer lezen...

De ondernemersaftrek: maakt u optimaal gebruik van alle belastingvoordelen?

Als ondernemer maakt u kosten. Vaak zijn deze kosten aftrekbaar. Lees hier meer over welke kosten aftrekbaar zijn. U kunt ondernemersaftrek krijgen als u ondernemer bent en winst uit onderneming hebt. Bent u medegerechtigde, dan krijgt u deze aftrek niet. Bent u buitenlands belastingplichtige? Trek de ondernemersaftrek dan eerst af van uw Nederlandse winst. Kunt u de […]

Meer lezen...

Hoe wordt de hoogte van incassokosten berekend?

Per 1 juli 2012 is voor consumenten een wetswijziging ingegaan waarbij een maximum aan incassokosten is gesteld. De incassokosten worden berekend door een maximumpercentage over de hoofdsom (niet over de rente) met een minimum bedrag van € 40. Hoe hoger de vordering, hoe lager het percentage. Het percentage moet trapsgewijs worden berekend. Bijvoorbeeld: U heeft […]

Meer lezen...